POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

El presente documento consagra la política de tratamiento de datos personales que regirá para la toma, consignación, tratamiento, uso, modificación y eliminación entre otros de los datos personales de los clientes y proveedores de la sociedad DREAMS COLOMBIA S.A.S con NIT 901.289.601-6, New Games SAS Nit.900729780-1, Lucky Gaming SAS Nit.900429839-1 y Canele SAS Nit.830090001-3 (en adelante LA EMPRESA) para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 del 26 de Mayo de 2015 así como a cualquier otra ley, norma o decreto que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue esta ley y norma o cualquier otra que esté relacionada con el tratamiento de datos personales que deban hacer las empresas.

ALCANCE
Todas las áreas de la empresa en especial las que sean responsables del manejo de bases de datos personales, en cuanto a la recolección, registro y administración de estos, de acuerdo con su fin específico.

RESPONSABLE
La Empresa al ser una entidad jurídica de origen privado, con ánimo de lucro y dedicada a la explotación de juegos de suerte y azar dentro del segmento de entretenimiento adulto.

DOMICILIO
Dirección: AK 97 # 24 C -51 Bodega 13
Correo electrónico de contacto: servicioalcliente@canele.net
Teléfono: 2901685

PUNTOS DE CONTACTO

  • Casino Newyork: c.c. Hayuelos, local 282-283.

  • Casino Manhattan Centro: Avenida Jiménez # 10-24

  • Casino Newyork Fontibón: Carrera 100 #17-07

  •  Casino Fontibón: Carrera 100 # 21-32.

ATENCIÓN PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
El área de servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivo sus derechos.
Correo: servicioalcliente@canele.net

DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS RECTORES

En desarrollo, interpretación y aplicación de la normativa de tratamiento de datos personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En relación con la política de tratamiento de datos personales para clientes LA EMPRESA tratará la información personal consignada en sus bases de datos únicamente con fines comerciales, tributarios y reportes legales entre otros a autoridades de inspección, vigilancia y control, incluyendo pero sin limitarse a COLJUEGOS EICE y a la UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF, con reportes y operaciones que se deriven del cumplimiento de la resolución 201951000445144 del 31 de diciembre de 2019 y sus posteriores adiciones o modificaciones.

Tratamiento de datos personales con fines comerciales:

  • Invitaciones a eventos de la empresa.
  • Envío de Promociones y sorteos (mensajes de texto).
  • Premios y atenciones dentro y fuera de los casinos.
  • Ofrecimiento de productos y servicios.
  • Lanzamiento de nuevos productos y servicios.
  • Concursos, promociones, beneficios y campañas de mercadeo.
  • Información general de la empresa.
  • Encuestas y sondeos relacionados con productos y servicios de la empresa.
  • Segmentación de mercado.
  • Fidelización de clientes.
  • Análisis de consumo, servicio y preferencias.
  • Evaluación de calidad de los productos y servicios.
  • En el caso del tratamiento de datos personales con fines comerciales se utilizarán los datos únicamente para contacto directo de LA EMPRESA con EL TITULAR para cumplir los fines comerciales dispuestos en esta política, en ningún caso se compartirán, venderán o transferirán datos a terceros para uso comercial sin previa autorización del TITULAR.
  • Tratamiento de datos personales con fines tributarios
  • Reportes a la DIAN de retenciones por ganancia ocasional.
  • Expedición de reportes de retenciones para clientes o sus contadores para declaración de renta.
  • Los que requiera la autoridad respectiva.
  • Tratamiento de datos personales con fines legales
  • Reportes a UIAF y COLJUEGOS de acuerdo a la resolución 201951000445144 del 31 de diciembre de 2019 expedida por COLJUEGOS:
  • Operaciones sospechosas – ROS, reporte de transacciones individuales en efectivo, tarjetas débito y crédito, reporte de transacciones múltiples en efectivo, tarjetas débito y crédito, reporte de ganadores de premios.
  • Premios individuales superiores o iguales a cinco millones de pesos.
  • Premios acumulados al mes superiores o iguales a ocho millones de pesos del mismo cliente.
  • Información personal de un TITULAR cuando sea requerida por un Juez de La República de acuerdo a la ley vigente en Colombia.
  • Los datos del TITULAR se manejarán de acuerdo a la política de tratamiento de datos personales como consta en la misma y/o a lo exigido en las leyes, resoluciones, contratos, normas, decretos o reglamentos vigentes en Colombia.
  • Tratamiento de datos personales con respecto de los colaboradores o candidatos
  • Ejecución de la relación laboral entre LA EMPRESA y el Titular.
  • Pago de salarios y aportes parafiscales.
  • Afiliación al Sistema General de Seguridad Social.
  • Otorgamiento de beneficios laborales.
  • Control de ingreso a las instalaciones de la empresa.
  • Clasificar, almacenar y archivar los Datos Personales de los candidatos de los procesos de selección.
  • Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
  • Entregar o transmitir la información a terceros Encargados de los procesos de selección.
  • Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
  • Envío de ofertas de trabajo.
  • Tratamiento de datos personales con respecto a proveedores, contratistas y otros terceros:
  • Desarrollo y administración de la relación contractual.
  • Cumplir con los procesos internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos.
  • Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir el fraude.
  • Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y la Empresa.

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
La base de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad del tratamiento de datos o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
Los datos de TITULARES presentes en la base de datos tendrán una vigencia indefinida con actualizaciones anuales a menos que se solicite su exclusión bien sea por solicitud directa del TITULAR, por solicitud de un Juez de La República, por una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.

DERECHOS DE LOS TITULARES

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA como responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA como responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por LA EMPRESA como responsable y encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales del Titular.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  6. La revocatoria o solicitud de supresión de la información no procederá cuando exista por parte del TITULAR con LA EMPRESA un deber legal o contractual o cuando por parte de la empresa exista un deber legal o contractual de mantener el tratamiento de datos.
  7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE LA EMPRESA

El responsable del tratamiento cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  8. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012 y las normas concordantes.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El encargado del tratamiento cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, este se hará cargo del cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

AUTORIZACIÓN
Salvo en los casos definidos en la LEY 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que reglamenten, sustituyan, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, deroguen o supriman), en los casos que se requiera contar con la autorización previa por parte del TITULAR, esta se obtendrá por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización será expresa e informada de acuerdo a esta política de tratamiento de datos personales de clientes de LA EMPRESA.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:
De conformidad con esta política, EL TITULAR tiene derecho a: consultar, conocer, tener acceso, rectificar, actualizar, revocar o solicitar la supresión de sus datos personales, siempre que no exista alguna de las causales antes mencionadas.
Cualquier solicitud se tendrá que hacer por escrito utilizando los puntos de contacto previamente descritos, con el nombre completo del titular, identificación, teléfono, asunto y descripción de los hechos que dan a lugar a la PQRS o los nuevos datos, especificando el dato preciso que el titular quiere cambiar, corregir, actualizar, adicionar o retirar. La empresa se guarda el derecho de solicitar actualizaciones cuando lo crea necesario.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento específico para reclamos.

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA
Esta política estará vigente a partir de su fecha de publicación como consta en el encabezado de esta política.